Alleggerisci la segreteria
con un assistente AI scolastico
Automatizza iscrizioni, open day e supporto alle famiglie 24/7. Multilingua e conforme al GDPR.
Libera la segreteria dalle richieste ripetitive
Risposte automatiche alle domande di sempre e un'esperienza migliore per famiglie e studenti.
Info iscrizioni 24/7
Risponde in automatico a domande su costi, programmi didattici, requisiti di ammissione, scadenze e documenti richiesti.
- Workflow guidato per l'intero processo di iscrizione
- Modulistica e checklist documenti generate in automatico
- Tempo di gestione delle iscrizioni ridotto in modo netto
Gestione open day e tour
Prenotazioni di visite guidate e open day con conferma automatica, reminder pre-evento e raccolta feedback per il follow-up.
- Sincronizzazione del calendario eventi con Google Calendar
- Lead scoring automatico per dare priorità ai follow-up
- Più conversioni dei lead in iscrizioni effettive
Supporto famiglie e studenti multilingua
Assistenza H24 in italiano, inglese, tedesco, francese e altre lingue. Info su orari, mensa, trasporti, colloqui e attività.
- Calendario eventi scolastici (recite, gite, colloqui)
- Notifiche per comunicazioni urgenti scuola, famiglia
- Integrazione con il registro elettronico per info assenze e voti
Come funziona, in 4 passi
Configurazione info scuola (2 giorni)
Carichiamo le informazioni su programmi didattici, costi, requisiti di ammissione, calendario scolastico e servizi accessori (mensa, trasporti, doposcuola).
Training AI sulle FAQ scuola (1 settimana)
L'assistente impara da conversazioni reali con famiglie e studenti e ottimizza le risposte su borse di studio, attività extracurriculari e certificazioni linguistiche.
Test con famiglie e studenti pilota (1 settimana)
Pilot su un segmento di utenti interessati alle iscrizioni per ottimizzare i workflow e testare l'assistenza multilingua, con monitoraggio delle conversioni agli open day.
Operativo 24/7 multi-canale
Assistente attivo su sito web e WhatsApp Business. Dashboard per monitorare lead, conversioni delle iscrizioni e soddisfazione di famiglie e studenti.
Domande frequenti
Risponde a domande su programmi e costi?
Sì, l'assistente conosce programmi didattici per anno scolastico, materie, attività extrascolastiche, rette mensili e annuali, borse di studio disponibili. Database completo dell'offerta formativa.
Gestisce prenotazioni open day?
Sì, mostra le date open day disponibili, raccoglie i dati del genitore o dello studente (nome, email, età del figlio, grado di interesse), conferma lo slot e invia un reminder 48 ore prima con la mappa della sede.
Prenota colloqui con direzione e docenti?
Sì, verifica la disponibilità del calendario di direzione e docenti, propone gli slot liberi, registra l'appuntamento e invia la conferma via email con il link videocall (se online) o le indicazioni della sede.
Qualifica i lead di genitori e studenti interessati?
Sì, l'assistente raccoglie info su figlio o studente (età, scuola attuale, esigenze speciali), budget della famiglia e priorità educative. Assegna un lead score e notifica l'ufficio ammissioni per il follow-up.
Si integra con il registro elettronico della scuola?
Sì, V Support si integra con i principali registri elettronici italiani (Axios, Argo, ClasseViva, Nuvola) tramite API per info su assenze, voti e comunicazioni scuola, famiglia in tempo reale.
Come vengono gestiti i dati sensibili degli studenti minorenni?
Conformità ai requisiti GDPR, con particolare attenzione alla normativa minori. Consenso dei genitori obbligatorio, dati criptati end-to-end, server in Italia. Contratto DPA e registro dei trattamenti inclusi.
Invia informazioni su iscrizioni e documenti?
Sì, l'assistente invia il modulo di iscrizione in PDF, la lista dei documenti richiesti (pagella, certificato di nascita, vaccinazioni), le scadenze di pagamento dell'acconto e l'IBAN per i bonifici.
Supporta comunicazioni multilingua per famiglie e studenti stranieri?
Sì, l'assistente rileva la lingua automaticamente (inglese, francese, tedesco, cinese, arabo) e risponde nella stessa lingua. Ideale per scuole internazionali e centri di formazione con utenza estera.
Quanto tempo richiede l'implementazione per una scuola con 500 o più studenti?
Configurazione info scuola: 2 giorni. Training AI sulle FAQ: 1 settimana. Testing pilot: 1 settimana. Go-live completo in circa 3 settimane. Supporto dedicato incluso il primo mese.
Quanto costa per una scuola o un centro di formazione?
Piani su misura in base alla dimensione dell'istituto, dal centro di formazione boutique all'istituto multi-grado. Includono assistente H24, prenotazioni open day e qualificazione dei lead di genitori e studenti.
Funziona anche per scuole di lingue, accademie e corsi di formazione professionale?
Sì, è adattabile a qualsiasi istituto formativo (scuole di lingue, università, centri di formazione professionale, business school, accademie). Training personalizzato su corsi e certificazioni specifiche.
I problemi veri di una segreteria scolastica, e come l'AI li alleggerisce
Una segreteria scolastica vive di picchi: nelle settimane di iscrizione il centralino non smette di squillare, mentre il personale ATA deve gestire graduatorie, modulistica e certificati. Tra una telefonata e l'altra arrivano le stesse domande dei genitori su orari, mensa, calendario e documenti, spesso fuori dall'orario di sportello e in lingue diverse. L'assistente AI di V Support intercetta questa coda di richieste ripetitive, lascia al personale il tempo per le pratiche che contano davvero e non chiede mai ferie a settembre.
11,2%
alunni con cittadinanza non italiana nelle scuole italiane, una comunicazione che deve parlare più lingue
Fonte: Ministero dell'Istruzione e del Merito, A.S. 2022/23
134.000
studenti in meno previsti per l'anno scolastico 2025/26 per il calo demografico: ogni iscrizione conta di più
Fonte: Il Sole 24 Ore
90%
delle persone considera importante una risposta immediata, e il 60% la intende entro 10 minuti
Fonte: HubSpot Research
Nel periodo delle iscrizioni la segreteria riceve un'ondata di telefonate e email tutte uguali su scadenze, documenti richiesti e criteri delle graduatorie.
L'assistente risponde 24/7 a scadenze, modulistica e criteri di precedenza, invia la checklist dei documenti e guida la famiglia passo passo, sgonfiando il picco di chiamate proprio quando la segreteria è più sotto pressione.
Le famiglie con background migratorio faticano a leggere circolari e modulistica in italiano burocratico e finiscono per chiamare o presentarsi allo sportello.
Rileva la lingua e risponde in italiano, inglese, arabo, francese, rumeno e altre lingue, traducendo procedure e scadenze in modo semplice, così la comunicazione scuola-famiglia non si blocca sulla barriera linguistica.
I genitori chiamano in segreteria per micro-richieste (orari, calendario, mensa, uscite anticipate, moduli) anche fuori dall'orario di apertura dello sportello.
Centralizza le FAQ ufficiali della scuola e risponde in qualsiasi momento, di sera e nel weekend, riservando lo sportello fisico solo ai casi che richiedono davvero una persona.
Open day e colloqui generano liste di contatti su carta o email sparse, e i follow-up con le famiglie interessate si perdono.
Raccoglie le prenotazioni di open day e colloqui, conferma lo slot, invia un reminder e registra i dati della famiglia in un'unica vista, così nessun contatto interessato resta senza risposta.
Richieste di certificati, attestati di frequenza e nulla osta intasano la segreteria con istruzioni ripetute su come e dove farne richiesta.
Spiega quale modulo serve, come compilarlo e i tempi di rilascio, indirizzando la richiesta al canale giusto e riducendo gli accessi non necessari allo sportello.
Comunicazioni urgenti come chiusure, allerta meteo o variazioni d'orario richiedono risposte immediate che la segreteria non riesce a dare in tempo reale a tutti.
Veicola in automatico le informazioni aggiornate alle famiglie che chiedono, sgravando il personale dalla gestione individuale di decine di richieste identiche nello stesso momento.
Sportello virtuale per le iscrizioni
Durante la finestra di iscrizioni l'assistente accompagna le famiglie su scadenze, criteri delle graduatorie, documenti e modulistica, riducendo la coda allo sportello fisico e gli errori di compilazione.
Assistente multilingua per famiglie straniere
Risponde nella lingua della famiglia su orari, mensa, trasporti e procedure, rendendo la comunicazione scuola-famiglia accessibile anche a chi non padroneggia l'italiano amministrativo.
Gestione open day e colloqui
Mostra le date disponibili, raccoglie i dati dei genitori interessati, conferma lo slot e invia reminder, trasformando l'interesse all'open day in iscrizioni effettive senza perdere contatti.
FAQ su calendario, mensa e servizi
Centralizza in un'unica fonte le domande ricorrenti su calendario scolastico, mensa, trasporti, doposcuola e certificati, disponibili 24/7 anche fuori dall'orario di segreteria.
Negli anni alla guida della mia agenzia digitale ho visto centinaia di aziende perdere clienti non per la qualità dei loro servizi, ma per una risposta arrivata troppo tardi. Chiamate perse, messaggi senza risposta e lead che si raffreddano fuori dall'orario lavorativo.
V Support nasce per risolvere questo problema attraverso agenti AI per il customer service: assistenti vocali e conversazionali che rispondono ai clienti 24 ore su 24, gestiscono richieste e supportano il team in modo affidabile e conforme alle normative.
La tecnologia e l'efficienza del servizio clienti delle grandi aziende, finalmente accessibili a tutte le imprese.
Victor Gobbetti
Fondatore, V Support · V Digital
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* Il costo di setup varia in base alla soluzione richiesta. Prenota una consulenza gratuita per ricevere un preventivo su misura.
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